Przeprojektowanie procesu pod AI — najtrudniejszy i najbardziej opłacalny krok

Dlaczego dołożenie narzędzia nie wystarcza?

Bo proces składa się nie tylko z pracy, ale i z przekazań między osobami, oczekiwania i kontroli. Narzędzie AI skraca fragment pracy, a najwięcej czasu w typowym procesie biurowym zjada oczekiwanie na kolejną osobę. Skrócenie pracy o połowę przy niezmienionej liczbie przekazań daje efekt niemal niewidoczny.

Jeśli po wdrożeniu AI diagram procesu wygląda identycznie jak przed, to nie było wdrożenia. Był zakup.

Metoda w pięciu krokach

1. Krok 1 — narysuj proces takim, jaki jest

   Nie takim, jak opisuje go procedura. Różnica między jednym a drugim jest zwykle największym odkryciem całego audytu — i najczęstszym źródłem oszczędności.

2. Krok 2 — zmierz czas każdego kroku i każdego przekazania

   Osobno. Przekazania są zazwyczaj dłuższe niż praca, a nikt ich nie liczy, bo nie widać ich w żadnym systemie.

3. Krok 3 — wskaż kroki, których po zmianie ma nie być

   To sedno przeprojektowania. Nie „ten krok będzie szybszy”, a „tego kroku nie będzie”. Jeśli takiej listy nie ma, wróć do kroku pierwszego.

4. Krok 4 — ustal, kto zatwierdza i gdzie kontrola zostaje

   Usunięcie kontroli tam, gdzie skutek błędu jest poważny, nie jest optymalizacją, a przenoszeniem ryzyka. Punkty zatwierdzania wyznaczamy razem z zasadami bezpieczeństwa.

5. Krok 5 — zdecyduj, na co idzie odzyskany czas

   Więcej zleceń, krótszy termin dla klienta, nowa usługa albo mniejsze przeciążenie zespołu. Każda z tych odpowiedzi jest dobra; brak odpowiedzi oznacza, że czas wypełni się sam i nikt nie zobaczy efektu.

Jak wygląda dobrze przeprojektowany proces?

Tabela nie zawiera liczb z żadnego badania — to schemat pokazujący, na co patrzeć. Konkretne wartości powstają dopiero z pomiaru Waszego procesu, i to jest pierwsza część każdej automatyzacji procesów, którą prowadzimy.